Хакирани Канбан и листе: моји најбољи савезници за организовање мог рада (и живота)

Организација није мој најбољи квалитет. Имајући то у виду, волим да користим алате који ће ми помоћи да будем у току са стварима.

У свом личном животу користим Вундерлист ... МНОГО. Имам спискове за све. Да, све. На пример, тренутно имам спискове за:

  • Задаће које морам да испуним у току недеље,
  • Задаће које морам испунити у току недеље,
  • Задаци које морам испунити у вези са мојом тезом,
  • Краткорочни циљеви које треба постићи.

Идентификовао сам две главне предности ове стратегије.
Прво, добро да не заборавим да радим задатке. Друго, сматрам да је то врло мотивирајуће. Једноставно не можете ускратити налет задовољства сваки пут када проверим ставку са листе када завршим са њом.

На Евернотеу такође држим листе: књиге за читање, филмове за гледање, ресторане за пробати / које сам пробао и свидио ми се… и наставља се. Тако да мислим да је сигурно рећи да сам особа са листе.

Очигледно, манија листа мог личног живота такође се протеже и на моју професионалну активност ... Да организујем свој рад у Социете Генерале Глобал Банкинг & Инвестор Солутионс - који пружа финансијске услуге корпорацијама и финансијским институцијама, од стартапа до централних банака - користим ВеКан (то је попут Трелло-а, али отвореног кода).

Теорија Канбан методе ...

ВеКан је алат заснован на методи Канбан.
 За оне који никада нису чули за њега, метода Канбан омогућава кориснику да приказује и управља радним задацима кроз ток рада (од „до учинити“ до „обављено“).

Алат садржи контролну таблу са одељцима као што су „Обавити / у току / Готово“ (ови се могу изменити, погледаћемо оне које користим у наставку) и картице за сваки радни предмет који можете да преместите из једног дела у други други.

Ова метода помаже:

  • Поставите приоритете задацима
  • Ограничите рад у току да не бисте трошили време за пребацивање са једног задатка на други
  • Идентифицирајте потенцијална уска грла

…у пракси

Сада, да видимо како то функционише у пракси и како смо заправо хаковали методу унутар нашег УКС тима.
У тиму је 17 УКС дизајнера, а сваки од нас ради на неколико пројеката истовремено. Канбан плоче обично користе тимови (УКС, ПО, ИТ ...) за сарадњу на пројекту, али их такође користимо за организовање нашег личног рада.

Да видимо лажни (али реалан) пример мог личног одбора:

Секције

Као што видите, постоји 5 одељка:

  • Чекање: тренутно невазна питања о којима је у неком тренутку потребно водити рачуна.
  • Обавити: задатке који треба да се заврше, идеално у року од недељу дана.
  • У току: задаци на којима тренутно радим. Настојим да у овом одељку будем што мање предмета, како бих се фокусирао на један или два задатка, што заузврат помаже да се повећа продуктивност.
  • Готово: задатке које сам испунио у току недеље.
  • Архивирано: старији завршени задаци.

Картице

Једна картица = један задатак.
Али понекад можете копати по детаљима. На пример, кад имам измене за прототипове, детаљно их детаљно објасним у ... да, то сте добили: листе.
Опет, креирање листе унутар картице омогућава ми да пратим шта треба да се уређује И могу да означим сваки предмет када завршим - моја омиљена активност.

Етикете

1 ознака = 1 пројекат.
Као што рекох, радимо на више пројеката истовремено, тако да ово омогућава једноставан начин праћења задатака по пројекту. Можете да филтрирате плочу по налепницама, што значи да можете да прикажете све задатке одређеног пројекта у једном клику ако вам се свиђа.

Рокови

Да бисте лакше одредили своје задатке, на картици можете одредити рок. Морам да кажем, не користим то често. Али ако сте попут моје колеге Цамилле, можете да користите и ову функцију да пратите датум када сте завршили задатак, који је прилично паметан, ако мене питате.

У акцију унутар нашег тима

Додјељивање задатака колегама

ВеКан добро функционише када је у питању сарадња унутар тима.
Можете додијелити задатке осталим члановима и „гледати“ те задатке да бисте видјели када су завршени.

На пример, ако морам да замолим Марине (УКС дизајнер и административни супер-херој са стране) да ми дозволи приступ одређеној апликацији:

  1. Идем у бродски одбор
  2. Створим задатак који сам ставио у њен одељак „учинити“
  3. Одаберем задатак „пазите“ (не заборавите да „пратите“ плочу, ако је искључена, неће радити)
  4. Када примим поруку е-поште, примим мејл.

Једноставно.

Обавештавање шефа о вашој доступности

Редовно, наш шеф, Моргане, проверава сва одбора да види како нам иде.

То јој даје одређену видљивост о томе ко би могао да преузме нови пројекат, ако било коме треба помоћ око било чега, и напредак у сваком задатку. У основи, алат пружа глобални приказ онога што раде тим и сваки члан тима.

Имајте на уму да је све овде представљено на основу „хака“ методе Канбан да организујемо наш лични рад на неколико пројеката. Да бисмо сарађивали на скали пројеката, користимо друге алате као што су Гитхуб, ЈИРА или чак ВеКан на „традиционалан“ начин.

Хвала за читање! Било која мисао ? Радо ћу чути ваше повратне информације о ВеКан-у или било којим другим алатима које користите за организовање вашег рада и сарадњу!